01.12.2022 | Betriebswirtschaft

Stundensätze in Handwerksbetrieben: Kalkulieren statt spekulieren

Von Christoph Buluschek, Agenda *

In den vergangenen Jahren herrschten goldene Zeiten für viele Handwerksbetriebe. Der Konjunkturmotor brummte und viele Betriebe setzten Preise fast nach Belieben fest. Doch diese Zeiten sind wohl vorerst vorbei. Immer mehr Betriebe spüren die Auswirkungen der Krisen: explodierende Energiekosten, wachsende Inflation und zu erwartende Lohnkostenanstiege durch Tarifabschlüsse im hohen einstelligen Bereich. Viele Unternehmen suchen in Anbetracht dessen den Rat ihres Steuerberaters.

Foto: Christoph Buluschek, Agenda

Der Wind hat sich 2022 für viele Branchen gedreht. Handwerksbetriebe sind dafür ein besonders gutes Beispiel. Statt prall gefüllter Auftragsbücher warten Lieferengpässe und stetig steigende Materialpreise auf die Unternehmen. Viele angehende Bauherren ziehen ihre Aufträge zurück oder können sich das Bauen aufgrund der gestiegenen Bauzinsen gar nicht mehr leisten. Mit der derzeitigen Inflationsrate werden wahrscheinlich hohe Tarifabschlüsse – und damit steigende Lohnkosten – einhergehen, um den realen Kaufkraftverlust der Beschäftigten abzufedern.

Vorausschauend planen

Somit ist es verständlich, wenn sich Handwerksbetriebe um ihre Geschäftsentwicklung sorgen. Eine präzise Geschäftsplanung ist jetzt unumgänglich. Ob es um sinkende Auslastung oder eine veränderte Kostensituation geht – Steuerberater*innen können die betriebswirtschaftliche Planung unterstützen.

Eine Möglichkeit, auf die veränderte wirtschaftliche Situation zu reagieren, kann die Anpassung der Stundensätze sein. Denn gerade kleinere Betriebe rechnen ihre Stundensätze nicht präzise durch, sondern schätzen diese eher ab. Solange die Nachfrage ungebrochen hoch war, gab es Spielraum. Es fanden sich genügend Kunden, um die Auftragsbücher zu füllen. In der aktuellen Situation reicht dies nicht mehr aus.

Denn wer Stundensätze schätzt, statt diese genau zu berechnen, riskiert hohe Umsatzverluste. Und das sollten sich Handwerksbetriebe weder in ertragreichen noch in Krisenzeiten leisten.

Verschiedenen Szenarien darstellen

Die Auswirkungen von gestiegenen Energie-, Material- und Personalkosten sowie eine sinkende Auslastung können in der Beratung zunächst durch verschiedene Szenarien sichtbar gemacht werden.

Ein beispielhaftes Szenario kann lauten: Der Mandant geht von einer stabilen Auslastung 2023 aus, da er bereits bis in die zweite Jahreshälfte ausreichend mit Aufträgen versorgt ist. Allerdings nimmt er an, dass die Betriebskosten signifikant steigen werden. In diesem Fall sollten die Stundensätze entsprechend angepasst werden. So ist sichergestellt, dass der Betrieb unter den veränderten Gegebenheiten weiterhin kostendeckend arbeitet.

Geht der Mandant hingegen davon aus, dass sich seine Auslastung in den kommenden Monaten deutlich verschlechtert, sind Stundensätze der falsche Ansatzpunkt. Denn wird die niedrigere Auslastung bei der Stundensatzkalkulation als Grundlage genommen, treibt dies den errechneten Stundensatz massiv in die Höhe. Der Betrieb kann dem Preisdruck des Marktes dann nicht mehr standhalten. In diesem Fall sollte gemeinsam mit dem Mandanten ein anderer Lösungsansatz entwickelt werden.

Produktive Arbeitszeit ermitteln

Fällt die Entscheidung auf die Anpassung des Stundensatzes, geht es unter anderem darum, die produktive Arbeitszeit der Mitarbeitenden zu ermitteln. Dabei kommt es darauf an, wie viele Stunden die Angestellten tatsächlich an Kundenaufträgen arbeiten. Denn kein Mitarbeiter ist zu 100 Prozent produktiv – beispielsweise weil administrative Tätigkeiten anfallen oder Maschinen gewartet werden müssen. Innerhalb dieser errechneten produktiven Zeit muss ein Betrieb alle Kosten decken und einen „angemessenen“ Gewinn erzielen. Nur dann bleibt er wettbewerbsfähig.

Wie bereits oben beschrieben, beginnen viele Unternehmen an dieser Stelle zu schätzen. Diese Ungenauigkeit rächt sich in Zeiten wie diesen. Denn diese Schätzungen summieren sich als Kalkulationsfehler schnell auf und Unternehmen verschenken so Umsatz im fünf- oder gar sechsstelligen Bereich.

Arbeiten Betriebe nicht mit einer Leistungserfassung, sollten sie ihre Mitarbeitenden bei der Stundensatzkalkulation mit ins Boot holen. Die klare Empfehlung lautet: Lieber die Mitarbeitenden mit einbeziehen, anstatt Pi mal Daumen die produktive Zeit abzuwägen. Dokumentieren Mitarbeitende über einen gewissen Zeitraum, welche Aufgaben sie je Arbeitstag erledigen, können Betriebe die jeweils durchschnittliche produktive Zeit als Richtwert für die Stundensatzkalkulation anwenden. 

Auf Kostenstellen buchen

Neben dem fachlichen Know-how zählt eine leistungsstarke Kanzlei-Software zu den wichtigen Werkzeugen, um sichere Vorhersagen für die Zukunft zu treffen. Mit ihr können die verschiedenen Auswirkungen der geänderten Rahmenbedingungen aufgezeigt werden und wie Betriebe am besten auf die Prognosen reagieren.

Nutzt der Betrieb eine digitale Leistungserfassung, können die Daten bequem in die Kanzlei-Software eingelesen werden. Damit liegen die wesentlichen Zahlen zur Berechnung des Stundensatzes vor. Nun muss differenziert werden zwischen fakturierter Zeit – also produktiver – und unproduktiver Arbeitszeit. Besonders hilfreich ist es, wenn auf Kostenstellen gebucht wird. So können sogar für unterschiedliche Mitarbeitergruppen unterschiedliche Stundensätze ermittelt werden. Dies ist sinnvoll, da die meisten Betriebe Mitarbeitende verschiedener Qualifikationsstufen beschäftigen. Schließlich sind die Stunden von Meister*innen teurer als die der Auszubildenden. Zusätzlich kann über Kostenstellen die produktive Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeitenden abgeglichen und in die Berechnung einbezogen werden. Arbeitet ein Mitarbeiter nur zu 50 Prozent an Kundenaufträgen und ist die restliche Zeit mit Instandhaltungsarbeiten beschäftigt, wird dies in der Kalkulation entsprechend berücksichtigt. Letzteres wird den Allgemeinkosten zugeordnet.

Der Vorteil einer solchen Preisstaffelung liegt klar auf der Hand. Sie gibt dem Mandanten ein Hilfsmittel zur Hand, um präzise Angebote zu erstellen. So arbeiten Handwerksbetriebe selbst bei stark gestiegenen Ausgaben kostendeckend.

Fazit:

Steuerberater*innen können mit ihrem betriebswirtschaftlichen Wissen und ihren professionellen Software-Tools ihre Mandantschaft auch in solch zentralen betrieblichen Fragen wie der Stundensatzkalkulation optimal unterstützen. Mit durchdachter Planung und den passenden Hebeln zur richtigen Zeit sollte einer weiterhin erfolgreichen Zukunft nichts im Weg stehen.

Hinweis: Beachten Sie bitte das Datum dieses Artikels. Er stammt vom 01.12.2022, sodass die Inhalte ggf. nicht mehr dem aktuellsten (Rechts-) Stand entsprechen.