31.10.2024 | Fachartikel

Panikmache wegen Einführung der E-Rechnung ist unberechtigt

Von RAin Susanne Christ, Fachanwältin für Steuerrecht

Zum 1.1.2025 wird die elektronische Rechnung eingeführt. Die Neuregelung gilt für alle Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen, die nach dem 31.12.2024 ausgeführt werden. Trotzdem gibt es keinen Grund für die im Netz teilweise verbreitete Panikmache durch alarmierende Appelle. Denn Übergangsfristen bis Ende 2027 erleichtern es der Mandantschaft, aber auch den Steuerkanzleien selbst, sich auf die Anforderungen einzustellen. Die Finanzverwaltung hat in dem lang erwarteten BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zu Einzelheiten Stellung genommen.

(Foto: © iStock.com/AndreyPopov)

Gegenüber Privatpersonen sind elektronische Rechnungen nicht vorgeschrieben. Das wäre auch nicht praktikabel, denn Privatpersonen kann nicht zugemutet werden, Programme vorzuhalten, die elektronische Rechnungen maschinell auswerten. Hier können sogenannte sonstige Rechnungen, beispielsweise in Papierformat oder als PDF, auch zukünftig verwendet werden.

Überblick über die Neuregelung

Der Begriff der elektronischen Rechnung im Sinne des § 14 UStG wird ab dem 1.1.2025 neu definiert. Danach liegt eine elektronische Rechnung vor, wenn die Rechnung

• in einem strukturiert elektronischen Format
• ausgestellt
• übermittelt und
• empfangen wird und
• eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Die gute Nachricht ist, dass die Übermittlung und der Empfang der elektronischen – wie das BMF in seinem Schreiben vom 15.10.2024 ausdrücklich betont – auch durch E-Mail zulässig ist. D.h., dass elektronische Rechnungen, die etwa durch bereits genutzte Finanzbuchhaltungssysteme erstellt werden können, per E-Mail übermittelt werden können. Ein eigenes Programm zur Übermittlung elektronischer Rechnungen muss also nicht installiert werden. Zulässig ist es außerdem, wenn das allgemein genutzte E-Mail-Postfach auch zur Übermittlung elektronischer Rechnungen verwendet wird, wie das BMF-Schreiben 15.10.2024 klarstellt. Ein neues, nur zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen verwendetes E-Mail-Konto, ist nicht erforderlich.

Des Weiteren muss die elektronische Rechnung maschinell auswertbar sein, also maschinell und nicht nur menschlich lesbar sein. Das BMF-Schreiben vom 15.10.24 nimmt erfreulicherweise dazu Stellung, welche Programme dafür geeignet sind.

Maschinenlesbarer und menschenlesbarer Teil

Eine menschenlesbare Form ist nicht notwendig, entscheidend ist die maschinelle Auswertbarkeit der Rechnung; wird der elektronischen Rechnung ein menschenlesbarer Teil hinzugefügt, ist das aber auch nicht schädlich; das BMF-Schreiben vom 15.10.24 spricht in diesem Zusammenhang von einer hybriden Form der Rechnung, betont aber zugleich, dass bei Widersprüchen zwischen maschinenlesbarem und menschenlesbarem Teil der Rechnung die Angaben im maschinenlesbaren Teil maßgebend sind.

Wer bereits ein Finanzbuchhaltungssystem nutzt, sollte prüfen, ob dieses die von der Finanzverwaltung zugelassenen elektronischen Rechnungsformate vorhält. Es gibt zahlreiche Buchhaltungsprogramme, die beispielsweise die elektronische Rechnungsausstellung im ZUGFeRD-Format ermöglichen, bei denen der maschinell auslesbaren elektronischen Rechnung noch eine menschenlesbare PDF anhängt. Die Verwendung einer hybriden Abrechnungsform hat den Vorteil, dass nicht zwischen zum Empfang elektronischer Rechnungen verpflichteter Vertragsparteien und solchen, die dazu nicht verpflichtet sind, unterschieden werden muss. Denn durch das Anhängen einer PDF ist die Rechnung auch menschenlesbar.

Sonstige Rechnungen

Gegenüber Privatpersonen ist weiterhin durch sonstige, nicht elektronische Rechnungen, abzurechnen. Auch Unternehmen, die Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UStG erzielen, können weiterhin durch sonstige Rechnungen abrechnen. Das BMF weist in seinem Schreiben vom 15.10.2024 aber darauf hin, dass bei sogenannten gemischten Umsätzen, die nur teilweise von der Umsatzsteuerpflicht nach § 4 Nr. 8-19 UStG befreit sind, die gesamte Leistung elektronisch abzurechnen ist.

Achtung! Kleinunternehmen nach § 19 UStG sind nicht von der Umsatzsteuer befreit, bei ihnen wird lediglich keine Umsatzsteuer erhoben. Sie müssen ebenso wie Unternehmen, die die Umsatzsteuer wegen Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13 b UStG schulden, elektronisch abrechnen, wenn die andere Vertragspartei im Inland ansässig ist oder eine inländische Betriebsstätte betreibt.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR oder Fahrausweise müssen nicht elektronisch ausgestellt werden. Das BMF betont in seinem Schreiben vom 15.10.2024 ausdrücklich, dass eine Kleinbetragsrechnung nur dann vorliegt, wenn die Gesamtsumme, über die abgerechnet wird, 250 EUR nicht übersteigt; nicht entscheidend ist die Höhe der einzelnen in der Rechnung abgerechneten Leistungen.

Sukzessive Einführung bis 31.12.2027

Anders als viele befürchten, müssen die Unternehmen nicht bereits zum 1.1.2025 ihre Leistungen elektronisch abrechnen, sondern zum 1.1.2025 wird lediglich die Verpflichtung begründet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Wie schon erwähnt, ist die Übermittlung der E-Rechnung eher unproblematisch, da nahezu dieselben Übermittlungswege wie bislang genutzt werden können, wie etwa die Übermittlung per E-Mail, die Bereitstellung der Daten via elektronischer Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal. Aber alle Unternehmen müssen die Möglichkeit ab 1.1.2025 vorhalten, elektronische Rechnungen empfangen zu können.

Achtung! Auch wenn sicherlich vielfach elektronische Rechnungen in hybrider Form verschickt werden, die dann auch menschlich lesbar sind, sollten alle betroffenen Unternehmen die Möglichkeit vorhalten, elektronische Rechnungen auswerten zu können, selbst wenn hybrid abgerechnet wird. Denn der maschinenlesbare Teil der Rechnung ist, wie das BMF in seinem Schreiben vom 15.10.24 betont, entscheidend, wenn der maschinenlesbare und der menschlich lesbare Teil der Rechnung voneinander abweichen. Grundsätzlich sind Unternehmen berechtigt, ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen. Deshalb sollten die elektronisch abrechnungspflichtigen Unternehmen sich unbedingt darum kümmern, bereits zum 1.1.2025 elektronische Rechnungen auch verarbeiten zu können.

Die Ausstellung einer elektronischen Rechnung wird für alle Unternehmen spätestens mit Ablauf des 31.12.2027 verpflichtend, also für alle Umsätze, die ab dem 1.1.2028 ausgeführt werden. Für größere Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangen Kalenderjahr, also 2026, mehr als 800.000 EUR betragen hat, beginnt die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung bereits 2027. Sie müssen alle Umsätze, die nach dem 31.12.2026 ausgeführt werden, elektronisch abrechnen.

Zusammenfassung

Die Einführung der elektronischen Rechnung (Rechnungen, die maschinell lesbar sind) erfolgt sukzessive. Ab 2025 müssen alle inländischen Unternehmen oder Unternehmen mit einer inländischen Betriebsstätte, die zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet sind – dazu zählen auch Kleinunternehmen - elektronische Rechnungen empfangen können; die Ausstellung einer elektronischen Rechnung ist aber 2025 noch nicht verpflichtend.

Für Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 mehr als 800.000 EUR beträgt, besteht die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ab 2027, für alle anderen Unternehmen ab 2028. Maßgebend ist jeweils der Zeitpunkt der Ausführung der Leistung. Zu Einzelheiten, insbesondere, in welchen Formaten elektronische Rechnungen zulässig sind, hat das BMF in seinem Schreiben vom 15.10.2024 ausführlich Stellung genommen und dabei auch erfreulicherweise betont, dass für die Übermittlung elektronischer Rechnungen kein besonders Programm verwendet werden muss; vielmehr können bislang schon bekannte Wege, wie die Übermittlung über ein E-Mail-Konto, genutzt werden.

Untätig bleiben können inländische Unternehmen aber trotzdem nicht. Sie müssen sich darum kümmern, dass sie elektronische Rechnungen auslesen können. Vielfach helfen hierbei die schon bislang verwendeten Finanzbuchhaltungsprogramme.