30.01.2025 | Fachartikel

E-Rechnungsplattformen – Funktionen, Vorteile und Nutzen

Von Bernhard Lang, Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung in Deutschland zum 1. Januar 2025 wirft für viele Unternehmen und Steuerberater neue Fragen auf. Neben den formalen Anforderungen wie Formaten, stehen vor allem technische und organisatorische Aspekte, wie zum Beispiel der Übertragungsweg, im Fokus. Ein Schlüsselthema hierbei ist die Rolle von E-Rechnungsplattformen. Dieser Artikel beleuchtet die Funktionsweise, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten solcher Plattformen und zeigt auf, für wen sie besonders geeignet sind.

(Foto: © Bernhard Lang, Wolters Kluwer)

E-Rechnungsplattformen sind spezialisierte Softwarelösungen, die als zentrale Vermittler für den Empfang und den Versand von E-Rechnungen dienen. Technisch gesehen agieren E-Rechnungsplattformen als Middleware zwischen Rechnungsversender und -empfänger, bieten jedoch weit mehr als reine Datenweiterleitung. Viele E-Rechnungsplattformen bieten Formatkonvertierungen an, um eingehende E-Rechnungen in ein vom Empfänger unterstütztes Zielformat umzuwandeln.

Weiterhin werden Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen (ERP-Systemen) und Buchhaltungssoftware angeboten. Über interoperable Vereinbarungen können die E-Rechnungsplattformen miteinander kommunizieren und plattformübergreifend E-Rechnungen sicher und automatisiert übertragen, ohne auf den unsicheren Kanal der E-Mail zurückgreifen zu müssen.

Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen

Bislang zeigt sich der Nutzen von E-Rechnungsplattformen vor allem bei Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen, da ein automatisierter Rechnungsaustausch den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Des Weiteren kann es beim Empfang von einer Vielzahl von unterschiedlichen (teils internationalen) Rechnungsversendern zu unterschiedlichen Rechnungsformaten zu Herausforderungen in der Konvertierung und Verarbeitung kommen. Beim Einsatz einer E-Rechnungsplattform spielt dies nur eine untergeordnete Rolle, da das E-Rechnungsformat, das beim Lieferanten erzeugt wurde, von der Plattform in das Zielformat des Empfängers gewandelt wird und dadurch das Dokument einwandfrei in seiner Buchhaltung verarbeiten kann.

Nahtlose End-to-End-Prozesse möglich

Das zentrale Merkmal ist der Übertragungskanal des automatischen Versands. Im Optimalfall nutzen beide Geschäftspartner – Kunde und Lieferant – als Teilnehmer eine E-Rechnungsplattform: der Lieferant wählt den Kunden aus und sendet über die interne Schnittstelle der Plattform die Rechnung direkt in den Rechnungseingangsordner des Empfängers. Dort können die Daten automatisch in das Zielsystem importiert und dort weiterverarbeitet werden. Dadurch entstehen nahtlose End-to-End-Prozesse, die sowohl für große als auch für kleine Unternehmen einen großen Vorteil darstellen.

Mehrwerte auch für kleinere Unternehmen

Aufgrund der anstehenden E-Rechnungsverpflichtung sind E-Rechnungsplattformen in den letzten Jahren dazu übergegangen, die Systeme auch auf kleinere Unternehmen mit niedrigerem Rechnungsvolumen auszurichten und dieselben Vorteile wie große internationale Unternehmen nutzen zu können.

E-Rechnungsplattformen sind also nicht mehr nur für große Unternehmen mit komplexen Rechnungsprozessen von Vorteil, sondern bieten auch kleinen Unternehmen zahlreiche Mehrwerte. Auch wenn das Rechnungsvolumen überschaubar ist, können Plattformen Prozesse effizienter gestalten und langfristig Kosten senden. Durch die Automatisierungsmöglichkeiten und der damit einhergehenden Zeitersparnis und Fehlerreduktion können, die oftmals durch den Fachkräftemangel begrenzten personellen Ressourcen entlastet werden.

Schnittstellen zu Netzwerken wie Peppol

E-Rechnungsplattformen bieten standardisierte Schnittstellen zu großen Netzwerken wie Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine). Dabei handelt es sich um ein standardisiertes Netzwerk für den elektronischen Datenaustausch, das speziell für den grenzüberschreitenden Austausch von Geschäftsdokumenten, wie Rechnungen und Bestellungen, entwickelt wurde. Es ermöglicht Unternehmen und öffentlichen Institutionen, sicher und effizient miteinander zu kommunizieren, indem es standardisierte Formate und Regeln verwendet.

Über E-Rechnungsplattformen können so auch kleine Unternehmen problemlos mit größeren Geschäftspartnern zusammenarbeiten und international handeln. Durch die Nutzung können auch sie ihre Geschäftsprozesse modernisieren und als verlässlicher Partner auftreten, den eine Veränderung des Formats oder des Übertragungskanals nicht ins Schwitzen E-Rechnungsplattform sinnvoll?

Fazit: Für wen ist der Einsatz sinnvoll?

Zusammengefasst kann man sagen, dass der Einsatz einer E-Rechnungsplattform sowohl für mittelständische und große als auch kleine Unternehmen sinnvoll sein kann. Gerade im Umfeld mit vielen unterschiedlichen Anforderungen der Empfänger an nationale und internationale Formate und Übermittlungskanäle hilft eine E-Rechnungsplattform die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Für Unternehmen hingegen, die einen nationalen und homogenen Lieferanten- und Kundenstamm haben und Automatisierungsmöglichkeiten im Rechnungsprozess bereits durch andere Systeme realisieren konnten, macht der zusätzliche Einsatz einer E-Rechnungsplattform weniger Sinn.

Autor

Foto: Bernhard Lang / Quelle: Wolters Kluwer Bernhard Lang ist Lead Product Manager bei der Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland GmbH (www.wolterskluwer.de).