30.01.2025 | Fachartikel

Planung & Priorisierung: So behalten Sie stets den Überblick

Von Zach Davis, Simple First Consulting GmbH

Man startet motiviert in den Tag, erstellt einen Plan mit den wichtigsten Aufgaben, notiert diese handschriftlich oder digital und versieht sie vielleicht sogar mit Prioritäten und geschätzten Zeitangaben. So weit, so gut – zumindest in der Theorie. Dieser Beitrag beschreibt ein klassisches Muster, das die meisten kennen, und bietet bewährte, leicht umsetzbare Anregungen, wie es besser klappen kann.

(Foto: © iStock.com/NicoElNino)

Ein durchdachter Plan ist gut, doch in der Praxis kommen oft ungeplante Aufgaben dazwischen, die diesen schnell ins Wanken bringen. Bereits zur Tagesmitte wird klar, dass längst nicht so viel erledigt wurde, wie vorgesehen. Diese Erkenntnis dämpft oft auch die Stimmung am Feierabend.

Einige Menschen wiederholen dieses Muster mit viel Entschlossenheit jeden Tag aufs Neue. Andere hingegen verzichten fast vollständig auf Planung, um Enttäuschungen zu vermeiden. Das mag kurzfristig erleichtern, führt aber dazu, dass wichtige Aufgaben nicht konsequent verfolgt werden. Welche Strategien können also helfen, die eigene Produktivität nachhaltig zu steigern?

Die Basis schaffen

Eine praktikable Lösung beginnt – so simpel es klingen mag – mit einer realistischen Basis. Ohne stimmige Annahmen scheitert jeder Plan.

Foto: © Zach Davis, Simple First Consulting GmbH

Der Schlüssel liegt in der möglichst genauen Einschätzung der Zeit, die eine Aufgabe benötigt. Perfekte Genauigkeit ist dabei nicht entscheidend, sondern das Vermeiden systematischer Fehleinschätzungen. Ein häufiger Fehler ist, den Zeitaufwand systematisch zu unterschätzen. Dies führt dazu, dass Tätigkeiten im Schnitt 50 bis 100 Prozent länger dauern als geplant. Dieses Phänomen ist weit verbreitet – falls es Ihnen genauso geht, sind Sie also keineswegs allein.

Welche Lösungen gibt es für das Problem der systematischen Unterschätzung der Dauer? Ganz einfach: Schlagen Sie 50 Prozent auf Ihre Schätzung drauf. Im zweiten Schritt notieren Sie eine Weile den Zeitpunkt von Beginn und Ende der Bearbeitung der jeweiligen Aufgabe. Die Differenz ist logischerweise die Dauer – welche es dann mit der Annahme abzugleichen gilt. Nach einer Weile merken Sie, ob Sie pauschal weiterhin 50 Prozent oder ganze 100 Prozent oder nur 25 Prozent aufschlagen müssen, um im Schnitt richtig zu liegen.

Wie viel Zeit kostet Unvorhergesehenes?

Ein weiterer wichtiger Aspekt für eine realistische Planung ist die Berücksichtigung von Unterbrechungen. Wie oft werden Sie abgelenkt? Wie lange dauern diese Störungen? Und wie viel Zeit benötigen Sie, um wieder voll konzentriert in Ihre Aufgabe einzutauchen? Statt jede Frage exakt zu beantworten, hilft es, eine grundsätzliche Einschätzung zu treffen: Wie viel Zeit kostet Unvorhergesehenes an einem typischen Tag?

Dieser Wert variiert von Person zu Person und kann auch von Tag zu Tag schwanken. Beginnen Sie mit einer groben Schätzung – vielleicht sind es drei Stunden täglich, vielleicht mehr oder weniger. Perfektion ist dabei nicht das Ziel. Mit der Zeit und durch bewusste Beobachtung werden Sie ein immer genaueres Verständnis entwickeln.

Wenn diese beiden Grundlagen – realistische Dauer der Aufgaben und eine realistische Menge an Pufferzeit für Ungeplantes – vorhanden sind, kann auch realistisch geplant werden. Die nächsten Schritte sind dann relativ unkompliziert und basieren auf gesundem Menschenverstand.

5 machbare Tipps, wie Sie Ihre Produktivität schrittweise erhöhen können

Tipp 1: Raus aus dem Kopf

Das Prinzip der Schriftlichkeit ist keineswegs neu, wird jedoch oft nicht konsequent umgesetzt. Sobald Ihnen eine neue Aufgabe einfällt oder mitgeteilt wird, schreiben Sie diese sofort auf! So stellen Sie sicher, dass nichts in Vergessenheit gerät und entlasten gleichzeitig Ihren Kopf. Dies ermöglicht es Ihnen, sich wieder voll auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren.

Eine griffbereite Notizmöglichkeit ist dafür essenziell. Eine praktische Lösung bietet beispielsweise eine Aufgaben-App auf dem Smartphone. Alternativ können Sie auch Notizen diktieren oder sich selbst per WhatsApp Nachrichten senden – auch wenn Sie dann beide Seiten des Gesprächs übernehmen.

Tipp 2: Gleich kategorisieren

Die Stressforschung zeigt, dass viele Aufgaben weniger belastend wirken, wenn sie in Kategorien eingeteilt sind. Zwar löst die Einteilung keine Aufgaben, doch sie schafft Übersicht – ein bedeutender Vorteil. Kategorien können auf inhaltlichen Kriterien basieren, etwa den unterschiedlichen Rollen oder Verantwortlichkeiten, die man übernimmt. Besonders effektiv ist es, diese Kategorien farblich zu markieren, da Farben ein intuitives Ordnungssystem bieten.

Tipp 3: Reihenfolge festlegen

Sparen Sie sich eine aufwendige Analyse zur Wichtigkeit oder Dringlichkeit von Aufgaben. Legen Sie stattdessen eine sinnvolle Reihenfolge fest – pragmatisch und ohne übermäßige Komplexität. Absolute Prioritäten wie A, B, C oder Zahlen von 1 bis 5 sind oft wenig hilfreich, da am Ende fast alles als "höchste Priorität" eingestuft wird. Um dennoch Klarheit zu schaffen, nummerieren Sie die Aufgaben einfach durch. Wenn zwischendurch etwas Dringendes hinzukommt, können Sie flexibel ein System wie 3B oder 4B nutzen, um es sinnvoll einzuordnen.

Tipp 4: Eins nach dem Anderen!

Effektives Arbeiten bedeutet, sich immer nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Der beste Weg, Ihre Produktivität zu steigern, wichtige Themen voranzubringen und Stress zu reduzieren, ist daher, sich voll auf eine Aufgabe zu fokussieren – und diese mit voller Konzentration zu erledigen.

Die Reihenfolge, die Sie zuvor festgelegt haben, muss nicht perfekt sein, aber sie ist durchdacht. Vertrauen Sie darauf, dass Ihre Entscheidung sinnvoll war, und widmen Sie sich der nächsten Aufgabe mit voller Aufmerksamkeit.

Tipp 5: Fair zu sich selbst sein

Setzen Sie sich ein klares Ende für Ihren Arbeitstag. Besonders für Menschen ohne feste Arbeitszeiten, wie Unternehmer, kann eine definierte Uhrzeit hilfreich sein, um den Tag bewusst abzuschließen. Ohne eine solche Grenze läuft man Gefahr, kein Ende zu finden. Dass noch Aufgaben auf der Liste stehen, ist kein Grund, immer weiterzumachen – denn die Liste wird nie vollständig abgearbeitet sein. Ziel ist es nicht, "fertig" zu werden, sondern kontinuierlich voranzukommen. Akzeptieren Sie, dass es immer offene Punkte geben wird, und gönnen Sie sich bewusst Pausen.

Fazit 

Beachten Sie die beiden grundlegenden Prinzipien für eine realistische Planung und setzen Sie die beschriebenen fünf Schritte um – auch wenn die Aufgaben dadurch nicht von selbst verschwinden. Jedoch machen Sie einen entscheidenden Schritt nach vorne in Bezug auf Ihre Produktivität, den Stresspegel und das Gefühl, mit dem Sie den Arbeitstag beenden!

Zusatznutzen

  • Weitere hilfreiche Tipps zu einer effizienten Ressourcenplanung können Sie sich hier herunterladen: zachdavis.de/pp/


Zur Person:

Zach DavisZach Davis ist Experte für Kapazitätsengpässe, Zeitintelligenz und Mitarbeitergewinnung, Vortragsredner des Jahres 2011, erfolgreicher Speaker und Berater. Als Coach unterstützt er Steuerkanzleien dabei, mehr Mitarbeiter zu gewinnen, sowie produktiver und profitabler zu werden. Er ist Mitgründer und Geschäftsführer der Simple First Consulting GmbH (www.simple-first.de)