27.02.2025 | Fachartikel

Neue Fixkosten in der Schlussabrechnung – Was Steuerberater wissen müssen

Von RA Dennis Hillemann und RAin Tanja Ehls, ADVANT Beiten

Die Schlussabrechnung der Corona-Überbrückungshilfen sorgt weiterhin für Streit zwischen Unternehmen und Bewilligungsstellen. Besonders umstritten ist die Möglichkeit, in der Schlussabrechnung neue Fixkosten anzusetzen. Dieser Beitrag beleuchtet die aktuelle Praxis, stellt die wichtigsten rechtlichen Argumente für die Zulässigkeit neuer Fixkosten dar und gibt prüfenden Dritten konkrete Handlungsempfehlungen.

Foto: RA Dennis Hillemann

Foto: RAin Tanja Ehls

Die Bewilligungsstellen vertreten in vielen Fällen die Auffassung, dass neue Fixkostenpositionen in der Schlussabrechnung nicht berücksichtigt werden können. Die Begründung variiert, folgt aber im Wesentlichen zwei Argumentationslinien:

1. Beihilferechtliche Gründe: Die Bewilligungsstellen berufen sich darauf, dass die Überbrückungshilfen als Beihilfen nach EU-Recht genehmigt wurden. Der zugrundeliegende Beihilferahmen sei aber zum 30.6.2022 ausgelaufen. Nachträgliche Änderungen könnten demnach beihilferechtlich unzulässig sein, da die ursprünglichen Förderbedingungen bereits abschließend festgelegt worden seien.

2. Verwaltungspraktische Erwägungen: Die Behörden argumentieren, dass die Förderbescheide auf Basis der zum Zeitpunkt des Antrags bekannten Fixkosten ergingen. Nachträgliche Änderungen könnten zu einer unkontrollierten Ausweitung der Förderung führen.

Diese restriktive Praxis führt dazu, dass vielen Unternehmen Fixkosten nicht erstattet werden, obwohl diese während des Förderzeitraums tatsächlich angefallen sind.

Rechtliche Argumente für die Zulässigkeit neuer Fixkosten

Es gibt Argumente, die gegen diese Praxis der Bewilligungsstellen sprechen. Diese geben wir hier überblicksmäßig wieder. In Widerspruchs- und Klageverfahren sind diese selbstverständlich umfassend auszuführen mit Verweis auf die Verfassung und die Rechtsprechung.

Argumentation: Vertrauensschutz und bindende Wirkung der FAQ

Ein zentrales rechtliches Argument für die Zulässigkeit neuer Fixkosten in der Schlussabrechnung ist das Prinzip des Vertrauensschutzes. In den FAQ zur Überbrückungshilfe wurde wiederholt klargestellt, dass die endgültige Berechnung der förderfähigen Kosten erst mit der Schlussabrechnung erfolgt.

• Die FAQ hatten für Unternehmen eine quasi-normative Wirkung, da sie die maßgeblichen Förderbedingungen konkretisierten.
• Sie vermittelten das Vertrauen, dass in der Schlussabrechnung eine Anpassung der Fixkosten möglich ist.
• Die FAQ erwähnen explizit, dass Prognosen durch reale Werte ersetzt werden. Dies muss auch für nachträglich angefallene Fixkosten gelten, die zum Zeitpunkt des Antrags nicht vorhersehbar waren.

Argumentation: Gleichbehandlungsgrundsatz (Art. 3 Abs. 1 GG)

Die Praxis einiger Bewilligungsstellen, neue Fixkosten nur in „begründeten Ausnahmefällen“ zuzulassen, verstößt gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz:

• Eine uneinheitliche Handhabung in den Bundesländern führt zu einer Ungleichbehandlung vergleichbarer Unternehmen.
• Bewilligungsstellen interpretieren die Regeln unterschiedlich, was zu einer Willkür bei der Förderung führt. Es ist keine klare Linie erkennbar, was ein begründeter Ausnahmefall sein soll und was nicht.

Argumentation: Beihilferechtliche Zulässigkeit

Die Behauptung, dass neue Fixkosten beihilferechtlich unzulässig seien, ist rechtlich umstritten und wird am Ende einer Entscheidung durch die Rechtsprechung bedürfen:

• Die ursprüngliche Beihilfegenehmigung der EU bezieht sich auf einen bestimmten Förderzeitraum, nicht auf starre Kostenpositionen.
• Eine nachträgliche Korrektur im Rahmen der Schlussabrechnung ist beihilferechtlich zulässig, solange der Gesamtförderbetrag nicht überschritten wird.

Gegebenenfalls wird es am Ende auch einer Vorlage an den Europäischen Gerichtshof bedürfen.

Argumentation: Zweck der Schlussabrechnung

Die Schlussabrechnung dient laut den FAQ dazu, die endgültigen tatsächlichen Fixkosten zu bestimmen. Dies schließt eine Korrektur fehlerhafter oder unvollständiger Angaben aus dem ursprünglichen Antrag ein.

• Die Bewilligungsstellen verlangen einen Abgleich zwischen prognostizierten und tatsächlichen Zahlen – dieser muss auch für neue Fixkosten gelten.
• In der Praxis wurde es Unternehmen oft nahegelegt, zunächst mit Schätzungen zu arbeiten und die exakten Fixkosten erst in der Schlussabrechnung zu konkretisieren.

Handlungsempfehlungen für prüfende Dritte

Welche Handlungsempfehlungen ergeben sich daraus für praktische Dritte?

Sorgfältige Dokumentation und Begründung

Prüfende Dritte sollten bei Nachfragen im Rahmen des Schlussabrechnungsverfahrens neue Fixkosten detailliert begründen und darlegen, warum diese zum Zeitpunkt des ursprünglichen Antrags nicht angegeben wurden:

• Buchhalterische Nachweise: Mietverträge, Rechnungen, Abschreibungslisten, betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA).
• Erklärungen zur Notwendigkeit der Kosten: Warum wurden diese Fixkosten erst später erkannt oder verbucht?
• Verweis auf die FAQ und die Förderbedingungen: Klarstellen, dass eine Anpassung der Fixkosten im Rahmen der Schlussabrechnung vorgesehen war.

Kommunikation mit der Bewilligungsstelle

Wenn die Bewilligungsstelle neue Fixkosten androht abzulehnen, sollten prüfende Dritte den Mandanten raten, anwaltlichen Rat einzuholen. Denn nun kommt es auf umfassende Rechtsargumente an. Wichtig ist es auch, umfassend zum Sachverhalt zu den neuen Fixkosten vorzutragen, denn in einem Klageverfahren werden keine neuen Sachverhaltsangaben durch die Rechtsprechung berücksichtigt.

Nicht empfohlen werden kann, durch Erklärung im Schlussabrechnungsverfahren auf die neuen Fixkosten zu verzichten. Ein solcher Verzicht würde dazu führen, dass diese Positionen nicht mehr im Widerspruchs- oder Klageverfahren geltend gemacht werden können.

Widerspruch und Klage

Falls die Bewilligungsstelle neue Fixkosten in der Schlussabrechnung ablehnt, sollten Unternehmen und prüfende Dritte diese Entscheidung nicht einfach hinnehmen. Stattdessen empfiehlt es sich, einen Widerspruch einzulegen oder gegebenenfalls Klage zu erheben. Die Frage, ob neue Fixkosten nachträglich berücksichtigt werden dürfen, ist rechtlich nicht abschließend geklärt. Deshalb kann ein Rechtsbehelf eine sinnvolle Möglichkeit sein, die eigenen Chancen zu erhöhen und die Bewilligungsstellen zu einer erneuten Prüfung zu bewegen.

Widerspruch als erster Schritt

In vielen Fällen ist der erste rechtliche Schritt der Widerspruch gegen die Ablehnung der neuen Fixkosten. Der Widerspruch hat gemäß § 80 Abs. 1 VwGO eine aufschiebende Wirkung. Das bedeutet, dass die Rückforderung oder endgültige Ablehnung der Förderung bis zur Entscheidung über den Widerspruch nicht vollzogen werden darf.

Wann ist ein Widerspruch möglich?

• In Bundesländern, in denen das Widerspruchsverfahren noch existiert (z. B. Hamburg, Niedersachsen, Schleswig-Holstein, Baden-Württemberg), muss vor einer Klage zunächst ein Widerspruch eingelegt werden.
• Die Frist für den Widerspruch beträgt in der Regel einen Monat nach Erhalt des Bescheids.
• Der Widerspruch sollte gut begründet sein und insbesondere auf die Vertrauensschutzwirkung der FAQ, die Notwendigkeit der nachträglich geltend gemachten Fixkosten und mögliche Verstöße gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz hinweisen.

Wann ist ein Widerspruch nicht möglich?

• In einigen Bundesländern, darunter Bayern, Hessen und Nordrhein-Westfalen, wurde das Widerspruchsverfahren abgeschafft. Hier ist direkt eine Klage erforderlich.
• Falls das Widerspruchsverfahren abgeschlossen und negativ beschieden wurde, bleibt nur die Klage als nächster Schritt.

Klage vor dem Verwaltungsgericht

Falls die Bewilligungsstelle den Widerspruch ablehnt oder kein Widerspruchsverfahren vorgesehen ist, kann Klage vor dem Verwaltungsgericht erhoben werden.

Wann ist eine Klage sinnvoll?

• Wenn der Widerspruch erfolglos bleibt, aber weiterhin gute Argumente für die Berücksichtigung der Fixkosten sprechen.
• Wenn die Bewilligungsstelle systematisch alle neuen Fixkostenpositionen ablehnt, ohne eine einzelfallbezogene Prüfung vorzunehmen.
• Wenn es vergleichbare Fälle gibt, in denen neue Fixkosten akzeptiert wurden, sodass ein Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz (Art. 3 Abs. 1 GG) vorliegen könnte.
• Wenn die Bewilligungsstelle fehlerhafte rechtliche oder beihilferechtliche Argumente verwendet, um die neuen Fixkosten auszuschließen.

Die Klage muss innerhalb eines Monats nach Erhalt des ablehnenden Widerspruchsbescheids (bzw. des ursprünglichen Bescheids in Bundesländern ohne Widerspruchsverfahren) eingereicht werden. Sie hat ebenfalls aufschiebende Wirkung, sodass bis zur gerichtlichen Entscheidung keine endgültige Ablehnung oder Rückforderung erfolgt.

Chancen und Risiken eines Rechtsbehelfs

Die Erfolgsaussichten eines Widerspruchs oder einer Klage hängen stark von der individuellen Fallgestaltung ab. Es gibt zwar Argumente für die Zulässigkeit neuer Fixkosten in der Schlussabrechnung, aber bislang keine gefestigte Rechtsprechung zu dieser Frage.

Warum lohnt sich ein Rechtsbehelf?

• Es gibt erhebliche Unterschiede in der Praxis der Bewilligungsstellen. Ein Widerspruch oder eine Klage kann dazu führen, dass der Fall nochmals geprüft und unter Umständen anders bewertet wird.
• Einige Verwaltungsgerichte haben bereits die Bedeutung des Vertrauensschutzes in Zusammenhang mit den Corona-Hilfen betont.
• Falls eine gerichtliche Entscheidung zugunsten des Unternehmens ergeht, kann dies auch für andere vergleichbare Fälle Signalwirkung haben.

Welche Risiken bestehen?

• Die Verfahren können sich über mehrere Monate oder sogar Jahre hinziehen.
• Bei einer Klage besteht ein Kostenrisiko, da Gerichts- und ggf. Anwaltskosten anfallen.
• Die Gerichte könnten die Argumentation der Bewilligungsstellen bestätigen, was die Chance auf eine spätere positive Entscheidung verringern könnte.

Wir empfehlen, dass Steuerberater hier ihren Mandanten raten, anwaltlichen Rat einzuholen.

Fazit

Die Ablehnung neuer Fixkosten in der Schlussabrechnung ist aus rechtlicher Sicht nicht unumstößlich. Es gibt starke Argumente für deren Berücksichtigung, insbesondere aufgrund des Vertrauensschutzes, der FAQ und des Gleichbehandlungsgebots. Dennoch zeigen die bisherigen Erfahrungen, dass viele Bewilligungsstellen eine restriktive Linie verfolgen und neue Fixkosten pauschal ablehnen.

Da die Frage, ob neue Fixkosten zulässig sind, rechtlich nicht abschließend geklärt ist, kann ein Rechtsbehelf – sei es ein Widerspruch oder eine Klage – eine sinnvolle Strategie sein. Die aufschiebende Wirkung verhindert eine sofortige Rückforderung oder endgültige Ablehnung und gibt Zeit, die Argumente juristisch aufzuarbeiten.

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