27.03.2025 | Praxistipps

Mehr Fokus, bessere Entscheidungen: So meistern Sie die Informationsflut

Von Zach Davis, Simple First Consulting GmbH

Es ist Montagmorgen. Sie öffnen Ihr E-Mail-Postfach – 37 neue Nachrichten. Während Sie die ersten sichten, ruft ein Mandant an, weil er eine "dringende" Rückfrage hat. Kaum legen Sie auf, kommt ein Kollege mit einer Frage zu einer neuen Gesetzesänderung. Ihr ursprünglicher Plan für den Tag? Bereits nach 30 Minuten komplett über den Haufen geworfen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein.

Zach Davis ist Experte für Kapazitätsengpässe, Zeitintelligenz und Mitarbeitergewinnung.

Die Flut an Informationen wächst täglich, doch die Zeit, sie zu verarbeiten, bleibt gleich. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Strategien können Sie die Informationsflut gezielt steuern. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen fünf effektive Wege, um sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren.

1. Klare Filter setzen

Nicht jede Information, die bei Ihnen landet, ist wirklich wichtig. Doch ohne klare Filtermechanismen droht das Tagesgeschäft im Chaos zu versinken. Die wichtigste Frage lautet daher: Welche Informationen müssen tatsächlich zu Ihnen durchdringen – und welche können delegiert oder ignoriert werden? Ein wirksamer Ansatz ist die Drei-Stufen-Filterung:

• Stufe 1: Muss ich das wissen? Wenn nicht, lassen Sie es bewusst an sich vorbeigehen.
• Stufe 2: Muss ich das selbst bearbeiten? Falls nein, leiten Sie es gezielt weiter.
• Stufe 3: Muss ich es sofort tun? Wenn nicht, planen Sie es für einen späteren Zeitpunkt ein.

Besonders hilfreich sind digitale Filter für E-Mails: Viele Postfächer lassen sich so einstellen, dass unwichtige Nachrichten automatisch in Nebenordner sortiert werden. Einfache Regeln, etwa dass CC-E-Mails automatisch im Ordner "Später lesen" landen, können bereits Wunder bewirken.

2. Digitale Werkzeuge nutzen

Digitale Werkzeuge können Sie entlasten – oder Sie in ein weiteres Chaos stürzen. Denn ein schlechtes Informationsmanagement mit Technik ist so, als ob man einen Zettelberg in eine digitale Kiste packt und sich dann wundert, dass die Kiste genauso voll ist wie vorher. Der Trick ist, die richtigen Werkzeuge für die richtige Aufgabe zu nutzen:

• E-Mails sind keine To-do-Liste. Alles, was eine Aufgabe enthält, wird direkt in ein Aufgaben-Management-Tool übertragen.
• Regelmäßige Aufräumaktionen im Posteingang. Wer den E-Mail-Fluss nicht steuert, wird irgendwann davon überrollt.
• Kommunikationswege klar definieren. Nicht jede kleine Rückfrage braucht eine E-Mail – oft reicht eine kurze Chatnachricht.

Richtig eingesetzt, sind digitale Werkzeuge kein Fluch, sondern Ihr stärkster Verbündeter im Kampf gegen die Informationsflut.

3. Die Teamkommunikation optimieren

Viele Kanzleien kämpfen nicht nur mit einer externen Informationsflut, sondern auch mit einer hausgemachten: zu viele Rückfragen, unklare Absprachen und unstrukturierte Kommunikation im Team. Drei einfache Maßnahmen helfen sofort:

• "Einmal gut, statt fünfmal halb": Wer eine Rückfrage stellt, sollte gleich alle relevanten Infos mitliefern – statt in mehreren Etappen nachzubessern.
• Themen sammeln, statt ständig unterbrechen: Anstatt zehn einzelne Nachfragen über den Tag verteilt zu stellen, lieber ein kurzes, gebündeltes Check-in-Gespräch einplanen.
• Verbindliche Kanäle festlegen: Was wird per E-Mail kommuniziert, was per Kanzlei-Chat, was im persönlichen Gespräch? Wer hier Klarheit schafft, reduziert unnötige Doppelkommunikation.

Ergebnis: Weniger Ablenkungen, schnellere Lösungen und ein effizienterer Austausch im Team.

4. Den Posteingang entschlacken

Viele Menschen öffnen ihr Postfach – und lassen sich von der Menge an ungelesenen Nachrichten überwältigen. Doch statt sich durch endlose E-Mails zu kämpfen, hilft eine 3-Schritte-Methode, um die Kontrolle zurückzugewinnen:

• Lesen, entscheiden, verschieben: Sobald Sie eine E-Mail öffnen, entscheiden Sie direkt: Beantworten, delegieren oder für später planen.
• Batch-Processing: Statt ständig neue E-Mails zu sichten, feste Zeiten für die Bearbeitung einplanen (z. B. dreimal täglich).
• Radikale Abmeldung: Prüfen Sie kritisch, welche Newsletter und Info-Mails Sie wirklich brauchen – und melden Sie sich von allem anderen ab.

Der Schlüssel ist, E-Mails nicht nebenbei zu managen, sondern gezielt und effizient zu bearbeiten.

5. Konzentrationsinseln schaffen

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in einem Geländewagen und müssen eine Strecke durch unwegsames Gelände fahren. Doch statt auf den Weg zu achten, halten Sie ständig an, um WhatsApp-Nachrichten zu lesen oder Ihr E-Mail-Postfach zu checken. Wie weit würden Sie wohl kommen? Fokus funktioniert nur, wenn man Störungen reduziert:

• Telefon & E-Mails gezielt blocken: Nicht jede Anfrage muss sofort beantwortet werden.
• Rituale für konzentriertes Arbeiten einführen: Eine feste Routine hilft, sich schneller in eine Aufgabe zu vertiefen.
• Technische Ablenkungen minimieren: Alles, was Aufmerksamkeit raubt, bewusst ausschalten – oder zumindest auf lautlos stellen.

Ohne unnötige Stopps kommen Sie schneller ans Ziel – und arbeiten effektiver.

Fazit: Weniger Ablenkung, mehr Fokus, bessere Entscheidungen

Die Informationsflut wird nicht verschwinden. Aber das bedeutet nicht, dass Sie darin untergehen müssen. Wer kluge Strategien einsetzt, bestimmt selbst, welche Informationen wirklich wichtig sind – und welche einfach vorbeiziehen dürfen.

Ob digitale Filter, klare Kommunikationsregeln oder E-Mail-Optimierung – die Kontrolle liegt bei Ihnen! Wenn Sie sich jetzt noch bewusst Zeiten ohne Ablenkung nehmen, haben Sie den ultimativen Trumpf gegen die Infoflut in der Hand.

Denn am Ende des Tages zählt nicht, wie viele E-Mails Sie gelesen haben, sondern was Sie wirklich geschafft haben!

Zur Person: