25.07.2024 | Beratungspraxis

Beratung von Solo-Selbstständigen: Praxishinweise zur Kleinunternehmensregelung

Von RAin Susanne Christ, Fachanwältin für Steuerrecht

Wegen des Nachteils, keine Vorsteuern geltend machen zu können, wird der Mandantschaft oft zum Verzicht auf die Kleinunternehmensregelung und zur Option zur Umsatzsteuer geraten. Es gibt allerdings dabei noch weitere Aspekte, die geprüft werden sollten. Besonders bei der Anmietung von Büroräumen muss aufgepasst werden.

(Foto: © iStock.com/Worawee Meepian)

Unternehmen, bei denen der Gesamtumsatz in vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 22.000 Euro betrug und die voraussichtlich im aktuellen Kalenderjahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erzielen, brauchen keine Umsatzsteuer zu erheben. Zugleich dürfen sie aber auch keine Vorsteuern geltend machen. Vorteilhaft ist dies vor allem für Unternehmen, die sich mit ihren Leistungen an Privatleute oder Unternehmen wenden, die von der Umsatzsteuer befreit sind, etwa Arztpraxen, Kommunen oder Schulen. Denn diesen werden in der Regel keine Vorsteuern erstattet, so dass von ihnen gezahlte Umsatzsteuer einen Kostenfaktor darstellt. Anders ist es bei Unternehmen, die selbst umsatzsteuerpflichtig sind. Sie haben in der Regel einen Anspruch auf Erstattung der Vorsteuer. Deshalb sollten Unternehmen, deren Kundschaft ausschließlich oder überwiegend umsatzsatzsteuerpflichtig sind, ernsthaft eine Option zur Umsatzsteuer ins Auge fassen.

Beispiel: Unternehmerin U, die nebenberuflich IT-Support für Kfz-Werkstätten anbietet, hat im vergangenen Kalenderjahr einen Umsatz von 21.000 EUR erzielt. Sie überlegt, im aktuellen Kalenderjahr zur Umsatzsteuer zu optieren, denn sie will in neue Hardware investieren. Würde sie zusätzlich zum Netto-Preis Umsatzsteuer berechnen, würde das ihr Angebot für die Kundschaft nicht verteuern, da diese die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuern vom Finanzamt "erstattet" bekommen. U hätte den Vorteil, dass sie die auf ihre eigenen Investitionen gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet bekommt. Damit würden sich ihre Investitionskosten verringern. 

Honorarvereinbarung treffen

Besteht die Kundschaft im Wesentlichen aus umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, ist in aller Regel die Option zur Umsatzsteuer sinnvoll. Aber Achtung! Das gilt nur dann, wenn aufgrund der mit den Unternehmen getroffenen Verträge vereinbart wurde, dass zusätzlich zum Netto-Honorar Anspruch auf Zahlung von Umsatzsteuer besteht, wenn Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird. Ist eine solche Regelung nicht getroffen, sollte diese Regelung erst angepasst werden, bevor zur Umsatzsteuer optiert wird.

Praxistipp: Auch Kleinunternehmen sollten, soweit wirtschaftlich durchsetzbar, immer eine Honorarvereinbarung treffen, nach der die Zahlung des Netto-Honorars "zuzüglich gesetzlich geschuldeter Umsatzsteuer" vereinbart wird. Kommt es dann später – wegen Überschreitens der Umsatzgrenzen oder Option zur Umsatzsteuer – zur Umsatzsteuerpflicht, besteht auch Anspruch auf Zahlung der Umsatzsteuer zusätzlich(!) zum vereinbarten Honorar. Ansonsten kann ggf. die Zahlung zusätzlicher Umsatzsteuer mit dem Argument, dies sei ja so nicht vereinbart worden, verweigert werden, auch wenn die Kundschaft umsatzsteuerpflichtig ist.

Außenwirkung bedenken

Ist die Kundschaft nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, hat die Kleinunternehmensregelung den Vorteil, das vom erzielten Honorar keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss, so dass Kleinunternehmen entweder günstigere Angebote machen oder eine höhere Gewinnmarge erzielen können. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein, die Kleinunternehmensregelung zu nutzen und keine Umsatzsteuer zu erheben.

Nachteilig daran ist, dass dies für die Kundschaft in der Abrechnung erkennbar ist. Denn das UStG schreibt vor, dass in der Rechnung auf die Kleinunternehmensregelung hingewiesen werden muss. Das kann sich durchaus nachteilig auswirken; denn "pfiffige" Kundschaft weiss dann genau, dass das Unternehmen bislang keine hohen Umsätze erzielt und kann beispielsweise versuchen, die vermeintliche Unerfahrenheit auszunutzen. Der Hinweis auf die Kleinunternehmensregelung kann also dem Image des Unternehmens schaden. Gerade bei Unternehmensgründungen kann dies nachteilig sein. Vorteilhaft an der Kleinunternehmensregelung ist, dass der Aufwand bei den Steuererklärungen und bei der Buchführung geringer ist als bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.

Umfang der Betriebsausgaben

Die Kleinunternehmensregelung kann hingegen für Unternehmen vorteilhaft sein, bei denen nur geringe Betriebsausgaben anfallen, wie dies insbesondere bei Solo-Selbständigen häufig der Fall ist. Dann fällt der fehlende Vorsteuerabzug nicht sehr ins Gewicht. Bei höheren Investitionskosten kann dann eine Option zur Umsatzsteuer sinnvoll sein.

Bindungsfrist von fünf Jahren

Allerdings kann eine Option zur Umsatzsteuer frühestens fünf Jahre später zurückgenommen werden. Diese lange Bindungsfrist sollte bei der Entscheidung für oder gegen die Option zur Umsatzsteuer berücksichtigt werden. Die Vor- und Nachteile der Kleinunternehmensregelung sollten daher unbedingt durchgerechnet werden, und zwar für einen Zeitraum von fünf Jahre.

Praxishinweis: Büroräume

Wer Büroräume für die Ausübung seiner Tätigkeit benötigt, sollte berücksichtigen, dass Vermietungsunternehmen Gewerberäume vielfach nur an Mietparteien vermieten, die zum vollem Vorsteuerabzug berechtigt sind. Ist eine solche Klausel im Mietvertrag enthalten, darf der Vertrag nicht von einem umsatzsteuerlichen Kleinunternehmen abgeschlossen werden, denn dann würde das Vermietungsunternehmen seinen Vorsteuerabzug verlieren. Dieser kann bei Immobilien sehr hoch sein.

Hintergrund dieser Regelung ist, dass den Vermietungsunternehmen der Vorsteuerabzug bei Vermietung von Gewerberäumen nur gewährt wird, wenn die Gewerberäume ausschließlich von Unternehmen genutzt werden, die zum vollen Vorsteuerabzug berechtigt sind. Wer also hier einen Mietvertrag abschließt, obwohl die Voraussetzungen nicht vorliegen, läuft zudem Gefahr, sich gegenüber dem Vermietungsunternehmen schadensersatzpflichtig zu machen, wenn das Vermietungsunternehmen dadurch seinen Vorsteuerabzug verliert.

Je nach Marktlage sollte daher auch unter diesem Aspekt geprüft werden, ob eine Option zur Umsatzsteuer ratsam ist.

Die Vermietung zu Wohnzwecken ist übrigens stets von der Umsatzsteuer befreit, das Vermietungsunternehmen selbst kann auch nicht "freiwillig" zur Umsatzsteuer optieren.

Home-Office

Eine Option des Vermietungsunternehmens zur Umsatzsteuer ist selbst dann nicht zulässig, wenn ein Teil der Wohnung als Arbeitszimmer/Home-Office genutzt wird. Denn die Vermietung von Wohnraum ist zwingend in vollem Umfang von der Umsatzsteuer befreit. Diese strenge Regelung soll dazu beitragen, die Mieten für Wohnraum nicht weiter durch die Erhebung von Umsatzsteuer zu verteuern.

Eine Person hat mehrere Gewerbebetriebe

Die Umsatzgrenzen gelten übrigens unternehmensbezogen. Betreibt eine Person mehrere Gewerbebetriebe, sind die Umsätze sämtlicher Betriebe zusammenzurechnen; umsatzsteuerlich sind alle Gewerbezweige einer Person zusammen als ein Unternehmen anzusehen. Bei Mandant*innen, die die Kleinunternehmensregelung für sich in Anspruch nehmen wollen, muss dies zusätzlich beachtet werden.

GbR-Gründungen als Lösung?

In solchen Fällen kann die Gründung verschiedener Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) hilfreich sein, da jede GbR umsatzsteuerlich ein eigenes Unternehmen darstellt. Demgegenüber gestellt werden muss allerdings der erhöhte Verwaltungsaufwand, da für jede GbR einkommensteuerliche Feststellungserklärungen abzugeben sind, wenn die Gewinnermittlung der GbR nicht ausnahmsweise bei der Einkommensteuererklärung eingereicht werden kann, weil die Beteiligten an der GbR miteinander verheiratet sind.

Beispiel: Die Geigerin G verdient ihren Lebensunterhalt im Wesentlichen durch Konzerte bei Privatfeiern (Hochzeiten, Beerdigungen, Geburtstage usw.). Ihr Gesamtumsatz beträgt ca. 30.000 Euro jährlich. Um als Künstlerin die Kleinunternehmensregelung für sich in Anspruch nehmen zu können, bietet sie die Leistung einerseits als Einzelunternehmerin, anderseits zusammen mit dem Klavierspieler K in der Rechtsform der G+K GbR an. Als Einzelunternehmen erzielt sie einen Jahresumsatz von ca. 20.000 Euro, so dass sie die Kleinunternehmensregelung in Anspruch nehmen kann. In der G+K GbR erzielen die beiden zusammen ebenfalls einen Jahresumsatz von 20.000 EUR, so dass auch die G+K GbR Kleinunternehmerin ist. Zwar muss die G zwei Unternehmen verwalten, hat aber den Vorteil, auf sämtliche Gagen keine Umsatzsteuer erheben zu müssen.

Hinweis: die Grenzen der Kleinunternehmensregelung gelten je Unternehmen, unabhängig davon, wieviel Personen an dem Unternehmen beteiligt sind.

Fazit

Ob die Kleinunternehmensregelung, nach der keine Umsatzsteuer erhoben werden muss, für ein Unternehmen vorteilhaft ist, hängt von den Umständen des Einzelfalles ab. Insbesondere sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:

• Umsatzsteuer für die Kundschaft ein Kostenfaktor?
• Kann aufgrund der zivilrechtlichen Vereinbarungen mit der Kundschaft Anspruch auf Zahlung von Umsatzsteuer zusätzlich zum vereinbarten Honorar durchgesetzt werden?
• Wie hoch wäre der eigene Vorsteueranspruch bei Option zur Umsatzsteuer?
• Wie wirkt sich der Hinweis auf die Kleinunternehmensregelung auf das Image des Unternehmens aus?
• Muss ein Gewerberaum angemietet werden und gibt es für Kleinunternehmen genügend Angebote?
• Wie schädlich ist die fünfjährige Bindungsfrist bei der Option zur Umsatzsteuer?
• Wie hoch ist der Unterschied beim Verwaltungsaufwand?

2025 sollen die Umsatzgrenzen übrigens auf 25.000 EUR/100.000 EUR angehoben werden.