31.08.2023 | Digitalisierung

E-Rechnungen und ihre Herausforderungen für Steuerkanzleien

Von Bernhard Lang, Wolters Kluwer *

Die elektronische Rechnungsstellung, auch bekannt als E-Invoicing, ist ein wesentlicher Bestandteil der fortschreitenden Digitalisierung in den Bereichen Buchhaltung und Steuerberatung. Mit diesem Artikel möchten wir Sie mit dem Konzept der E-Rechnungen vertraut machen und die damit verbundenen Herausforderungen für Steuerkanzleien aufzeigen. Erfahren Sie mehr über die jüngsten Entwicklungen auf dem Markt für E-Rechnungen, den aktuellen Stand in Deutschland und die bereits erfolgte Umsetzung in Italien.

Foto: Bernhard Lang / Quelle: Wolters Kluwer
Foto: Bernhard Lang / Quelle: Wolters Kluwer

E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die ein einheitlich strukturiertes Format aufweisen, das von Softwarelösungen erstellt, versendet und lesbar gemacht wird. Die Rechnungsdaten werden über sichere Kanäle übermittelt und beim Empfänger ausgelesen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen ermöglichen E-Rechnungen eine nahtlose und automatisierte Verarbeitung der Daten in den Empfängersystemen. Sie bieten eine effizientere und umweltfreundlichere Alternative zur herkömmlichen Rechnungserstellung und -verarbeitung in Papierform. Fehler beim Auslesen einer PDF-Rechnung oder geknickten Scans werden verhindert und stattdessen eine hundertprozentige Datenqualität geliefert.

Herausforderungen für Steuerkanzleien

Die Einführung von E-Rechnungen stellt Steuerkanzleien vor verschiedene Herausforderungen:

  1. Technologische Anpassung: Steuerberater sowie deren gewerbliche Mandantschaft müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen, zu senden und zu empfangen. Dafür benötigen sie geeignete Softwarelösungen und eine entsprechende technische Infrastruktur.
  2. Rechtliche Anforderungen: E-Rechnungen unterliegen spezifischen rechtlichen Anforderungen, wie beispielsweise der Erfüllung von Aufbewahrungspflichten und der Einhaltung von Steuervorschriften. Steuerberater müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Bestimmungen in Bezug auf E-Rechnungen genau verstehen und einhalten.
  3. Datenintegrität und Sicherheit: Da E-Rechnungen über elektronische Netzwerke übermittelt werden, ist es von entscheidender Bedeutung, die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Steuerberater müssen angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementieren, um potenzielle Risiken im Zusammenhang mit Datenverlust oder unbefugtem Zugriff zu minimieren.

Chancen für Unternehmen

Unternehmen sollten die Einführung von E-Invoicing-Projekten nicht nur als lästige Pflicht betrachten, die sie aufgrund gesetzlicher Vorgaben erfüllen müssen. Ein gut funktionierender E-Invoicing-Prozess bietet Unternehmen neben der Rechtssicherheit auch die Möglichkeit, einen Großteil der Verarbeitungskosten einzusparen, Fehler bei der Bearbeitung zu reduzieren und positive Auswirkungen auf die Umwelt durch die Reduzierung oder Beseitigung von Papier im Rechnungsprozess zu erzielen.

Laut einer Schätzung der europäischen Kommission lassen sich etwa 40 € pro elektronische Rechnung einsparen, was einer jährlichen Entlastung von durchschnittlich 6,5 Milliarden € entspricht.[1] Eine aktuelle Studie zeigt, dass durch den verstärkten Einsatz von elektronischen Rechnungen und zentralisierten Clearance-Systemen zur Steuerkonformität – verglichen mit Papierrechnungen – eine Kostensenkung um 40 % möglich ist.[2]

Vorbild Italien

Um Rechnungen elektronisch strukturiert abzubilden, wurde die europäischen Norm EN16931 als Grundlage für die Umsetzung in nationales Recht erarbeitet.[3] Italien ist das erste Land, das die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B-Rechnungen vorschreibt. Dies hat zu erheblichen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen für Unternehmen geführt.

In Italien müssen seit dem 01.01.2019 sowohl im B2B-Bereich (Rechnungen von Unternehmen an Unternehmen) als auch alle B2G- (Rechnungen an öffentliche Verwaltung) und B2C-Rechungen (Rechnungen an Endkunden) im maschinenlesbaren XML-Format ‚FatturaPA‘ erstellt und übermittelt werden. Für den Austausch von E-Rechnung hat die italienische Regierung eine zentrale Plattform (SDI) eingerichtet, an die Unternehmen ihr ERP-System über Schnittstellen anbinden können. Anderenfalls gelten Rechnungen als nicht zugestellt und werden sanktioniert.

Wolters Kluwer hat mit ‚Fattura Smart‘ bereits eine Softwarelösung in Italien etabliert und damit die Möglichkeit geschaffen, Rechnungen automatisiert im E-Rechnungsformat zu erstellen und direkt an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Zugleich werden die Daten im Rechnungsprozess direkt der Steuerkanzlei zur Verfügung gestellt. Als zusätzlichen Service ermöglicht ‚Fattura Smart‘ auch automatische Abrufe der Rechnungen aus dem Rechnungsportal der italienischen Regierung und ist somit nahtlos integriert. Mit ‚Fattura Smart‘ ist eine italienische Anwenderin bzw. ein italienischer Anwender komplett in der Lage, das Thema E-Invoicing mit einer Softwarelösung zu managen.

Stand in Deutschland

In Deutschland ist die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor (B2G-Bereich) seit November 2020 verpflichtend. Als Rechnungsstandard gilt hier die XRechnung. Aufgrund weiterer Formate und unterschiedlicher Vorgaben einzelner öffentlicher Rechnungsempfänger sind die Technologien der Rechnungssteller kontinuierlich anzupassen und geben aktuell kein einheitliches Bild ab.

Für den B2B-Bereich ist die Einführung einer E-Rechnungspflicht in Deutschland zum 01.01.2025 geplant, um den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen und den Vorgaben der EU gerecht zu werden. Mit Schreiben vom 17.04.2023 hat das BMF zur Diskussion über eine mögliche inländische E-Rechnungspflicht aufgerufen.[4] Dabei weist die Finanzverwaltung auf Modifizierungen des § 14 UStG bzgl. Papierrechnungen, Adaptionen zur Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung sowie eine Neustrukturierung der Rechnungsausstellungspflichten hin. Für eine schrittweise Umstellung schlägt das BMF zeitliche Staffelungen nach Unternehmensgröße, Rechnungsbeträgen oder Empfangs- und Erstellpflichten vor. Dadurch sollen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen entlastet werden.

Aufgrund der europäischen Verpflichtung (EU-ViDA-Richtlinie), innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab 01.01.2028 zu melden, ist ein umfassendes Meldesystem geplant, das sowohl nationale B2B-Umsätze gemäß dem deutschen Koalitionsvertrag als auch grenzüberschreitende B2B-Umsätze abdeckt. Die Implementierung des Meldesystems in Deutschland erfolgt in enger Abstimmung mit der EU-Ebene, um die Wirtschaft nicht doppelt zu belasten.

Mit dem Ziel einer bundesweiten Einheitlichkeit plant Deutschland die Einführung einer zentralen E-Rechnungsplattform für den Austausch von Rechnungsdaten. Für das Meldesystem ist folgendes Konzept vorgesehen:

  1. Der Rechnungsaussteller übermittelt die E-Rechnung an seine Plattform.
  2. Die Plattform überprüft die Plausibilität auf Grundlage der europäischen Richtlinie.
  3. Bestimmte Rechnungsdaten werden extrahiert und an das staatliche Portal (Steuerbehörde, Finanzverwaltung) gemeldet.
  4. Die Rechnung wird zugleich an die Plattform des Rechnungsempfängers gesendet.

Nach dieser Maßgabe arbeitet Wolters Kluwer bereits an einer Softwarelösung für Deutschland. Unser Ziel ist es, Rechnungen vorschriftsgemäß zu erstellen, zu empfangen und anzeigen zu lassen. Dabei werden Lösungen wie SMART Connect eine tragende Rolle spielen. Unseren Anwenderinnen und Anwendern ermöglichen diese durch den hybriden Softwareeinsatz in der Kollaboration allerdings schon heute einen nahtlosen Digitalisierungsprozess.

Feedback erwünscht

Wenn Sie Rückmeldung zu diesem Artikel haben, melden Sie sich gerne per E-Mail an produktmanagement@wolterskluwer.com. Uns interessiert dabei besonders, wie Sie den Einfluss der E-Rechnung auf das Buchhaltungsgeschäft sehen.

Fußnoten:

Autor

Foto: Bernhard Lang / Quelle: Wolters Kluwer Bernhard Lang ist Lead Product Manager bei der Wolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland GmbH (www.wolterskluwer.de).