30.05.2024 | Fachartikel

Crashkurs E-Rechnung: Die wichtigsten Schritte für Steuerkanzleien

Von Johannes Franz

Der Endspurt zu den Corona-Schlussrechnungen ist noch im vollen Gange, da rollt auf die Steuerberaterschaft schon das nächste große Thema heran: Die E-Rechnungspflicht im Business-to-Business-Bereich (B2B) ab dem 01.01.2025. Damit Vorbereitung und Umsetzung möglichst zeitsparend und zugleich erfolgreich gemeistert werden können, stellt der Autor in diesem Beitrag die zentralen Schritte dar, die Steuerkanzleien aktuell prüfen und umsetzen sollten.

Foto: Johannes Franz, Digitalisierungsberater

Ab dem 01.01.2025 ist das Empfangen von E-Rechnungen für Unternehmen im B2B-Bereich Pflicht. Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Erstellen und Versenden von E-Rechnungen ist erst einmal optional, kann aber auch direkt genutzt werden. Das heißt, dass Unternehmen ab dem 01.01.2025 an ihre Kunden XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen versenden können, ohne zuvor eine Zustimmung dazu beim Kunden einholen zu müssen. Dieser muss dann in der Lage sein, diese Formate verarbeiten zu können. Sprich: Er muss die Rechnung prüfen, freigeben, zahlen und verbuchen beziehungsweise an seinen Steuerberater übermitteln können.

Mit einer ZUGFeRD-Rechnung können Papierprozesse erstmal weiterleben. Der PDF-Teil der Rechnung könnte ausgedruckt und wie immer behandelt werden, wenn papierlastige Prozesse im Unternehmen noch dominieren. Was aber, wenn eine reine XML-Rechnung im Posteingang des E-Mail-Programms ankommt?

Kreditorenprozess prüfen

Hier liegt der erste Punkt den Unternehmen im B2B und damit auch die meisten Kanzleien prüfen sollten: Kann mein Kreditorenprozess XML-Dateien verarbeiten? Ein wesentlicher Punkt spielt dabei die Software: Kann das eingesetzte Rechnungs- oder Zahlungssystem XML-Dateien verarbeiten? In einem ersten Schritt sollte das jede Kanzlei für ihren eigenen Kreditorenprozess prüfen und bei Bedarf nach Lösungen suchen. Erste Anlaufstelle sollte dabei der Kanzleisoftware-Anbieter sein.

Prüfen Sie zudem, ob weitere Arbeitsschritte mit einer Papierrechnung durchgeführt werden, wie zum Beispiel die Freigabe der Rechnung. Diese Arbeitsschritte sollten idealerweise durch die Software abgebildet werden können. Eine zentrale E-Mail-Adresse zum Empfang von Rechnungen ist ebenfalls ratsam. Wenn Sie als Kanzlei diese Schritte durchgeführt haben, wissen Sie auch, was Ihre papierlastigen B2B-Mandanten in der Fibu machen müssen - auf sie kommt das Gleiche zu.

Beratung der Mandanten vorbereiten

Daher Schritt zwei: Eine Mandanteninformation vorbereiten, festlegen, wer sich in der Kanzlei um die möglichen Anfragen kümmert, Leitfragen und Wissens-Unterlagen vorbereiten und einen Kommunikationskanal entwickeln. Hierfür kann beispielsweise eine separate E-Mail-Adresse eingerichtet oder eine Erstberatung zur E-Rechnung angeboten werden.

Bevor Sie die Mandanteninformation nun versenden, sollten Sie noch überlegen, wie Sie diejenigen Mandanten unterstützen können, die keine Software einsetzen. Haben Sie in der Kanzlei einen oder mehrere Mitarbeiter, die Cloud-Software zur vorbereitenden Buchhaltung beim Mandanten einführen können? Übernimmt das in der Regel ein Dienstleister für Sie? Stimmen Sie sich auch hier zeitnah mit den entsprechenden Teammitgliedern oder Dienstleistern ab, damit eine reibungslose Unterstützung erfolgen kann.

Wenn Sie Ihren Mandanten Lösungen zur Verarbeitung von E-Rechnungen anbieten, denken Sie daran, dass diese idealerweise auch in der Lage sind, E-Rechnungen zu versenden. Denn trotz Übergangsregelungen wird das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen für jeden Unternehmer im B2B- Bereich bis zum 01.01.2028 Pflicht.

Versenden von E-Rechnungen

Wenn Sie in der Kanzlei spezielle Software zur Rechnungsschreibung nutzen, prüfen Sie, ob Ihr Softwareanbieter bereits Funktionen zur Erstellung von E-Rechnungen zur Verfügung gestellt hat. Überlegen Sie sich und schlagen Sie es auch Ihren Mandanten vor, ob sie direkt ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen versenden wollen. Immerhin werden Einsparungen von 6,60 EUR pro Rechnung angenommen. Bei 1.000 Rechnungen sind das 6.600 EUR Prozesskosten, die eingespart werden können – jedes Jahr.

Daten aus den Vorsystemen erhalten

Ein weiterer Fokus: Achten Sie darauf, dass Sie die E-Rechnungen aus der Software des Mandanten, also dem Vorsystem, direkt erhalten. Gerade in der Übergangszeit besteht eine Gefahr für Steuerberater darin, dass Mandanten weiterhin den Pendelordner für ihre Papierbelege nutzen und die ersten erhaltenen E-Rechnungen per E-Mail an die Kanzlei weiterleiten.

Das ist für den einzelnen Mandanten sehr einfach. In Summe kann das für Ihre Kanzlei aber zu erheblichen Ineffizienzen führen. Dabei soll die E-Rechnung ja eigentlich zu mehr Effizienz führen, da manuelle Erfassungstätigkeiten dann nicht mehr notwendig sind. Dies kann aber nur gelingen, wenn der Austausch mit dem Mandanten vorher strukturiert organisiert wird.

Zusammenfassung

Damit die Umstellung auf die E-Rechnung bei Ihnen in der Kanzlei gelingt:

• Prüfen Sie zuerst, ob Sie bereits jetzt in der Lage sind, E-Rechnungen zu verarbeiten.
• Da diese Frage auch für Ihre B2B-Mandanten zu Beginn zentral ist, klären Sie dies mit ihnen ab.
• Bereiten Sie sich darauf vor, in dem eine projektverantwortliche Person definiert wird, die sich um die Einarbeitung ins Thema und die Bearbeitung der Anfragen kümmern kann.
• Wenn Sie Lösungen mit Ihren Mandanten besprechen, denken Sie ebenfalls an angrenzende Arbeitsschritte bei Eingangsrechnungen, wie Rechnungsprüfung und -freigabe.
• Die Erstellung von E-Rechnungen und wie Sie als Kanzlei die Rechnungsdaten aus den Vorsystemen erhalten, sollte ebenfalls eine zentrale Rolle bei der Mandantenberatung spielen.

Mit dieser Vorgehensweise kann das Potenzial der E-Rechnung richtig gehoben werden und zu mehr Produktivität in der Finanzbuchführung führen. Überlegen Sie sich auch, ob Sie unabhängig von den Übergangsregelungen den Versand von E-Rechnungen frühzeitig angehen wollen. Auch hier ist mit zeitlichen Einsparungen zu rechnen, wenn Sie bisher viele Rechnungen per Papier versendet haben.